Työnhakijoiden tietosuojaseloste

​

1. Rekisterinpitäjä

​

Uratalo Group Oy (jäljempänä ”Uratalo”)
y-tunnus: 3224622-4
Sammonkatu 18 T 1, 33540 Tampere
+358 45 6360 563
sähköposti: tietosuoja@uratalo.fi

​

2. Tietosuojaselosteen kuvaus

​

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja.

​

3. Käsiteltävät henkilötiedot

​

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot ja kansalaisuus.

Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, osaamiset, kielitaito ym.

Työkokemus, esimerkiksi tiedot, kuten työlupa, työhistoria ja suosittelijat.

Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliseen turvallisuusselvitykseen tarvittavat tiedot, että mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.

Muut työnhakuasiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot, julkishallinnon palvelutuotantoon liittyvät tiedot, toiminnan kehittämiseen liittyvät vastaukset,  viestintälupaa koskevat tiedot ja lisäpalvelujen tarjontaan liittyvät tiedot.

Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

​​

4. Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

​

Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää esim. rekry.uratalo.fi -sivustolla: -työnhakulomake, asiointipalvelun CV-profiili, asiakaskokemuskyselyt ja muut palautelomakkeet. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta.

Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa.

​

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

 

Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työsopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa. Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä työnhakijaviestinnän vastaanottamisesta itselleen parhaiten sopivammalla tavalla:

• klikkaamalla asiakasviestissä/uutiskirjeessä olevaa lähettämisen kieltolinkkiä

• tai olemalla yhteydessä Uratalon omaan yhteyshenkilöönsä

• tai hyödyntämällä CV-profiililta löytyvää kielto-oikeutta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työnhakuprosessin hoitamisen muodostama oikeutettu etu ja siihen liittyvän sopimuksen täytäntöönpano.

​

6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

​

Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle työnantaja-asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla. 

Lisäksi työnhakijan henkilötietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa Uratalon asiakasyrityksille työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

​

7 Henkilötietojen suojaaminen

​

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

​

8 Henkilötietojen säilytysaika

​

Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Yhden vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetun lain mukaiseen kanneaikaan.

​

9 Rekisteröidyn oikeudet

 

Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

Yllä mainittujen kohtien 1-3 oikeuksien toteuttaminen onnistuu työnhakijan henkilökohtaisten tunnusten avulla rekry.uratalo.fi -asiointipalvelussa, jonne kirjautumalla on omien tietojen katselu, muokkaaminen, siirtäminen ja poistaminen mahdollista. Mikäli teknisestä virheestä tai jostakin muusta syystä yllä kerrotut toimet eivät ole mahdollisia, niin henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti Uratalon toimesta.

Vaihtoehtoisesti työnhakija voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle Sofia Ylihärsilälle. 

• 1. Työnhakijalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista.

  2. Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.

  3. Työnhakijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

  4. Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

  5. Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

​

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

​

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työnhakijoita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.

​